Importera medlemmar

Rule Tutorial Video - 2 Importera dina medlemmar from Rule Communication on Vimeo.

"Grupper & medlemsfält" skapas med fördel innan man importerar sina medlemmar i Rule. Detta kan göras på tre sätt: manuellt, via Excel/CSV-fil, eller genom att automatiskt tanka över datan från ert befintliga IT-, CRM-, eller E-handelssystem, till Rule. 

  1. Ange grupper
  2. Ange medlemsfält
  3. Importera medlemmar via Xls- eller CSV-fil
  4. Tips
  5. Information om Integration och API

Steg 1. Ange grupper 

En "grupp" i Rule kan liknas vid ett samlat namn för att strukturera upp dina medlemsfält. Om du importerar dina medlemmar via Excel, kommer Excel-kolumnerna att automatiskt kopplas mot skapade medlemsfält. För att skapa Grupper och Medlemsfält följer du dessa steg: 

  • Välj 'Medlemmar' i huvudmenyn (drop-down-menyn till vänster).
  • Klicka sedan på 'Grupper och medlemsfält' följt av knappen 'Skapa ny grupp'.

  • Det kommer då upp en grupp som heter 'New'. 
  • Klicka därefter på pennikonen till vänster för att börja redigera. Då förs du till denna vy:

  • I vyn ovan kan du 1) namnge gruppen och 2) skapa medlemsfält. 

Steg 2. Ange medlemsfält 

  • Att lägga till ett nytt medlemsfält görs genom att klicka på 'Lägg till nytt fält'. Medlemsfälten som du skapar ska alltså matcha kolumnerna i din Xls-fil, dvs kategorier av data som ska importeras i Rule.
  • Ett medlemsfält kan direkt liknas vid innehållet i en kolumn i Excel. Ta exempelvis medlemsfältet  Stad: detta fält kan du sedan använda för att skapa filter och filtrera ut alla medlemmar som bor i Stad = Göteborg. Man kan också se det som att ett 'medlemsfält' är ett fält i Rule som kategoriserar kunddatan. Ytterligare exempel på medlemsfält är Förnamn, Postnummer och Kön. Se bild nedan. Notera att medlemsfält för e-post och mobilnummer inte behöver skapas, dessa fält läser Rule av per automatik.

Steg 3. Importera medlemmar via Xls- eller CSV-fil 

  • Gå till Medlemmar. 

  • Klicka på Importera > Välj fil. (Accepterat filformat vid import är Excel och CSV; filerna ska vara korrekt formaterade innan import.) 
  • När du valt fil, klicka på Nästa för att gå vidare. 

  • I nästa steg kopplas innehållet från din fil automatiskt mot medlemsfälten i Rule. Du kan här även lägga till ytterligare medlemsfält, som inte skapades innan importen. 

  • I nederkanten anges till vilken tagg/taggar medlemmarna ska tillhöra. En tagg kan liknas vid en medlemslista. Exempel på taggar är Nyhetsbrev, Prospects, Medlemmar etc. Man kan även skapa nya taggar genom att skriva in ett namn och sedan klicka på Skapa tagg. (Se bild nedan). 

  • Klicka sedan på Starta import.
  • I samband med att importen startas får du upp en notifikation som meddelar när importen är klar. Observera att det är helt okej att öppna ett nytt fönster, klicka på en ny flik i Rule och arbeta med något annat medan importen körs i bakgrunden.
  • Bra jobbat, nu är du klar!
  • Är vissa adresser spärrade? Oroa dig inte! Detta är orsaken till varför: Begreppet spärrad innebär att kunden antingen har avregistrerat sig från att motta utskick eller att en kontoadministratör har spärrat kunden efter önskemål. Alla som väljer att avregistrera sig från utskick blir följaktligen spärrade i Rule och hamnar då på spärrlistan. Det innebär inte att e-postadressen tas bort eller raderas ur Rule; den ligger kvar men är blockerad. Vidare kan man alltså inte kommunicera med kunden längre. Här kan du läsa om hur du lägger till medlemmar i spärrlistan.

4. Tips

  • Kontrollera att importfilen är rätt formaterad. Kolumnerna i filen ska ha en titel (som sedan kommer att matchas med medlemsfälten i Rule) och endast innehålla relevant information, utan onödiga tecken/information som kan försvåra inläsningen. 
  • Observera att medlemsfältens attribut (t.ex. förnamn, stad, postnummer etc.) skapas innan importen. 
  • Medlemsfält för e-post och mobilnummer behöver inte skapas, Rule läser av det per automatik.
  • Innehållet ska endast ligga i första bladet i Excel-arket. 

För ett fåtal mottagare kan man även importera medlemmarna manuellt. Medlemmar > Importera > Klipp & Klistra. Då är det viktigt att man följer anvisningen som står i det grå fältet (se bild nedan). Separera kolumner (medlemsdata) med semikolon och skriv en medlem per rad.

5. Information om integration (API-nyckel etc)

Vill du integrera Rule till andra tjänster kan du vara i behov en API-integration. Detta kräver  programmeringskunskaper och vi rådgör gärna gällande lösningar och möjligheter. Har du redan kunskaper om API, se då API-instruktionerna via länken nedan. 
https://www.rule.se/apidoc/#overview

Mvh Supporteamet Rule

Behöver du mer hjälp? Kontakta oss Kontakta oss